Umowa o organizację imprezy / konferencji - wzór * HoteLike - marketingowe rozwiązania dla hoteli i restauracji Skip to main content

Umowa o organizację imprezy / konferencji – wzór

Umowa o organizację imprezy / konferencji – wzór

Wiele osób pyta mnie o umowę – czy mam jakiś dobry wzór, żeby była nie za długa, ale zawierała najważniejsze punkty i warunki. Żeby zabezpieczała hotel na wypadek wszelkich nieprzewidzianych sytuacji.

Wiadomo jest, że przy każdej współpracy z klientem czy gościem jesteśmy elastyczni, wiele wybaczamy i wiele odpuszczamy. Ale… są sytuacje kiedy naprawdę nie chcemy lub nie możemy odpuścić. I wtedy dobrze jest mieć w zanadrzu dobrą umowę, która będzie chroniła interesy hotelu.

Umowa powinna być stworzona przez prawnika. Dlatego specjalnie dla Was zaprosiłam dziś do rozmowy Michała Sowińskiego. Jest adwokatem, Partnerem Kancelarii Nowosielski i Partnerzy-Adwokaci i Radcy Prawni z Gdańska. Jest też autorem bloga paragrafowanie.blogspot.com, na łamach którego tłumaczy skomplikowane zagadnienia z języka prawniczego na polski 🙂

 

Prezent

W prezencie dla czytelników bloga hotelile.pl, Michał przygotował wzór umowy o świadczenie usług hotelarskich. Zawiera ona wszelkie zapisy zabezpieczające hotel przy organizacji imprezy. Umowę możecie oczywiście zmodyfikować do swoich wewnętrznych zasad i reguł. Aby otrzymać wzór, doczytajcie do końca!

 

Dla prawnika może to pytanie zabrzmi dziwnie, ale w hotelach imprezy potrafią „wpadać” na ostatnią chwilę. Organizacja całego przedsięwzięcia jest na tyle czasochłonna, że na tworzenie umów i załatwianie formalności brakuje czasu. Czy i dlaczego warto podpisywać umowę przy świadczeniu usług hotelarskich?

Umowę warto podpisać zawsze. Tylko dzięki temu możemy ustalić jasne reguły organizacji imprezy. W przypadku niewywiązania się naszego kontrahenta ze zobowiązań podpisanie umowy może nas dosłownie uratować. Dzięki temu będziemy mogli dochodzić roszczeń dużo łatwiej, aniżeli w sytuacji, w której umowa nie zostałaby podpisana. Oczywiście treść umowy należy dostosować do okoliczności, w tym między innymi do momentu jej podpisania w kontekście terminu imprezy.

Zakładając, że jednak nie będziemy mieć czasu na przygotowanie umowy, czy są jakieś inne formy komunikacji z Klientem, które mogą zapewnić nam ochronę prawną?

Oczywiście. Należy pamiętać, że w polskim systemie prawnym, jeżeli przepis szczególny nie wymaga określonej formy zawarcia umowy, a w tym wypadku nie wymaga, to umowę możemy zawrzeć w dowolnej formie. Również ustnie lub nawet w sposób dorozumiany (przez faktyczne podejmowanie czynności świadczących o zawarciu określonego porozumienia). Wynika to z art. 60 Kodeksu cywilnego. W analizowanym przypadku rekomendowałbym wymianę wiadomości e-mail – ze strony hotelu z warunkami organizacji imprezy, a ze strony kontrahenta z akceptacją tych warunków. Jeżeli tylko otrzymamy wiadomość z akceptacją możemy zakładać, że umowa została zawarta. Należy jednak pamiętać, aby korespondencja była wysyłana z obu stron przez osoby uprawnione do ich reprezentowania. Sposób reprezentacji wynika z informacji zawartych w Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, jeżeli dany podmiot jest wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego. Osobami uprawnionymi do reprezentacji są także pełnomocnicy i prokurenci. W razie wątpliwości warto skonsultować na szybko sprawę z prawnikiem.

Jakie informacje muszą się koniecznie w takiej sytuacji znaleźć w powyższych dokumentach aby nas chronić?

Chodzi o określenie podstawowych praw i obowiązków stron. Trzeba zatem wskazać czego oczekuje od nas kontrahent – jak najdokładniej oraz to jakie wynagrodzenie proponuje za takie czynności hotel, wraz z określeniem terminu jego uiszczenia.

Zdarzało mi się, że Klienci, którzy otrzymali ofertę kilka(naście) miesięcy wcześniej, powoływali się na nią później, kiedy hotel zmienił już swoje warunki i oferta nie była już aktualna. Jak prawo widzi taką kwestię? Czy hotel ma obowiązek świadczyć usługę zgodnie z przedstawioną ofertą czy może ją modyfikować? Jakimi klauzulami się posługiwać aby zabezpieczyć swoje interesy już na poziomie wstępnej oferty.

Co do zasady, jeżeli hotel przedstawia ofertę, to w momencie jej przyjęcia dochodzi do zawarcia umowy – art. 70§1 Kodeksu cywilnego. Jeżeli po przyjęciu oferty hotel chciałby ją modyfikować, to byłoby to trudne. Mielibyśmy do czynienia de facto z modyfikacją umowy, a ta wymaga zgodnej woli obu stron. Jeżeli jednak oferta nie została przyjęta, to do zawarcia umowy nie doszło i hotel może w późniejszym terminie zaproponować inne warunki realizacji imprezy.

W takich sytuacjach najczęstszym problemem jest wadliwe przygotowanie treści oferty. W szczególności chodzi mi tutaj o brak wskazania terminu związania ofertą. Zgodnie z art. 66§2 Kodeksu cywilnego, jeżeli w ofercie nie oznaczono terminu, w ciągu którego oferent będzie oczekiwać odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie. Złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia.

Jak widać z powyższego, brak określenia terminu oczekiwania na odpowiedź na ofertę, generuje od razu problemy. Zmusza bowiem do stosowania zwrotów niedookreślonych takich jak: „niezwłocznie” lub „okres, w którym w zwykłym toku czynności można było otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia”. W takich sytuacjach wszystko będzie zależało od okoliczności konkretnego przypadku. W związku z tym, aby uniknąć komplikacji, wskazujmy po prostu w ofertach termin, w ciągu którego będziemy oczekiwać odpowiedzi na ofertę. Czyli inaczej termin związania ofertą. Wówczas będzie wiadomo, że jeżeli odpowiedź na ofertę nie nastąpi w tym terminie, to kontrahent nie będzie mógł powoływać się potem na jej treść. Albowiem nie doszło do zawarcia umowy. Hotel będzie mógł zatem w późniejszym terminie zaproponować inne warunki, niż te, które proponował wcześniej.

Często zdarza się również, że Klienci odwołują imprezy bądź część zamówionych usług na kilka(naście) dni przed spotkaniem. Jak się zabezpieczyć aby nie zostać na przysłowiowym lodzie?

W takich sytuacjach trzeba przewidzieć jasne reguły w umowie. Oczywiste jest, że odwołanie imprezy wiąże się dla hotelu z konkretnymi konsekwencjami finansowymi. Z jednej strony hotel ponosi bowiem koszt zagwarantowania, że dane usługi będą świadczone w określonym, umówionym z kontrahentem terminie (kosz rezerwacji). Z drugiej strony ponosi stratę wynikającą z tego, że w przypadku odwołania imprezy na krótko przed jej terminem, hotel nie sprzeda już nikomu swoich usług w tym terminie.

Dlatego zupełnie naturalne jest, aby w umowie wskazywać, że odwołanie imprezy na określony czas przed jej terminem, będzie się wiązało z koniecznością uiszczenia kontentych kwot na rzecz hotelu. Niewykluczone jest przy tym wskazanie, że odwołanie imprezy na bardzo krótko przed terminem będzie się wiązało z koniecznością uiszczenia całego wynagrodzenia na rzecz hotelu. Im bowiem termin krótszy, tym mniejsze szanse hotelu na „sprzedanie” swoich usług w terminie pierwotnej imprezy. W pewnym momencie szanse te spadają praktycznie do zera. Jeżeli umowa przewiduje uiszczenie zaliczki, można także przewidzieć jej przepadek, w przypadku odwołania imprezy w określonym terminie.

Kiedy przytrafi nam się spór Klientem, co robić? Jakie są procedury?

W pierwszej kolejności dobrze jest spróbować rozwiązać spór polubownie, czyli wysłać do Klienta odpowiednie wezwanie. Dobrze jest aby już na tym etapie korzystać z profesjonalnej pomocy prawnej. Prawidłowa redakcja takiego wezwania może mieć bowiem duże znaczenie w późniejszym sporze sądowym. Jeżeli próba polubownego rozwiązania sporu zawiedzie – nie ma wyjścia, trzeba sprawę skierować do sądu. Tam oprócz należności głównej można dochodzić odsetek za opóźnienie oraz zwrotu kosztów procesu (czyli opłaty sądowej oraz kosztów zastępstwa procesowego, według taryfikatora zawartego w rozporządzeniu). Trzeba przy tym pamiętać, że należy działać w miarę sprawnie, bo termin przedawnienia dla roszczeń hotelu będzie zwykle trzyletni.

 

Jak wyglądałaby taka współpraca z Tobą? Obsługujesz Klientów tylko z Trójmiasta? Na jakie koszty współpracy hotel musi się przygotować?

Kancelaria Nowosielski i Partnerzy-Adwokaci i Radcy Prawni z Gdańska, w której jestem Partnerem, oferuje kompleksową pomoc, na każdym etapie sporu, w tym również na etapie podjęcia próby polubownego jego rozwiązania. Nasze usługi świadczymy na terenie całego kraju, co w dzisiejszych czasach nie jest żadnym problemem. Nasza pomoc może polegać zarówno na pojedynczych konsultacjach, jak i na reprezentowaniu hotelu w całej procedurze, na każdym jej etapie, łącznie z egzekucją.

Zgodnie z preferencjami hotelu nasze wynagrodzenie możemy określić zarówno według modelu godzinowego, jak i ryczałtowego. Możemy skorzystać też z najbardziej chyba popularnego – modelu mieszanego.  Polega on na tym, że ryczałt obejmuje określoną z hotelem liczbę godzin pracy, a jeżeli konieczne jest wykonanie pracy w większym wymiarze czasowym, ryczałt powiększany jest o wynagrodzenie obliczone według stawki godzinowej. Jesteśmy w tych kwestiach bardzo elastyczni i praktycznie zawsze udaje się wypracować z hotelem satysfakcjonujący dla obu stron model działania. Co przy tym istotne, kancelaria Nowosielski i Partnerzy-Adwokaci i Radcy Prawni specjalizuje się w sporach sądowych i osiąga na tym polu wiele sukcesów – również w sprawach, których dotyczy niniejsza rozmowa.

 

Mam nadzieję, że dzisiejszy artykuł rzucił Ci światło na kilka ważnych kwestii, na które należy zwrócić uwagę przy organizacji imprez i spotkań w hotelu. Jeśli masz jakieś pytania lub swoje spostrzeżenia, zostaw mi komentarz lub napisz mi maila. Możesz też zwrócić się bezpośrednio do Michała: m.sowinski@ng.gda.pl, na pewno chętnie udzieli Ci wszelkiej pomocy prawnej czy choćby konsultacji.

Zgodnie z zapowiedzią Michał przygotował dla moich czytelników wzór umowy o świadczenie usług hotelarskich, który możesz pobrać już teraz ze Skarbnicy Szablonów Hotelike.

Jeśli myślisz, że ta wiedza mogłaby się przydać komuś jeszcze, udostępnij ten artykuł dalej 🙂

Pozdrawiam i życzę udanych i bezproblemowych imprez!

Ania

You may also like

12 działań, które musisz podjąć w fazie pre-openingu hotelu – część 2

Witaj. W poprzednim artykule, przedstawiłam 5 działań sprzedażowo-marketingowych, które musisz podjąć w fazie pre-openingu. Dziś...

CTA – drobiazg, którego hotele nie stosują w swoim marketingu…

Zastosuj jeden mały trik aby zwiększyć szansę na nowe rezerwacje.

Jak sprzedawać przez telefon część 2: sprzedaż reaktywna

Magdalena, w poprzednim artykule "Jak sprzedawać przez telefon, część 1: sprzedaż aktywna", zdradziła Wam klika...

One Comment

  1. Tomasz

    Bardzo przydanty artykuł gdy ktoś będzie musiał zmierzyć z taką umową. Przy okazji bardzo ładna strona internetowa, robi naprawdę pozytywne wrażenie.

Leave a reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*