Jak sprzedawać więcej eventów? * HoteLike - marketingowe rozwiązania dla hoteli i restauracji Skip to main content

Jak sprzedawać więcej eventów?

Jak sprzedawać więcej eventów?

Do napisania dzisiejszego artykułu zainspirowały mnie liczne rozmowy z hotelarzami i powtarzający się jak mantra problem: „Co robić aby w hotelu mieć dużo eventów?” Te pytania zadają mi właściciele czy dyrektorzy obiektów nieoczywistych. Często położonych w magicznych acz niepopularnych lokalizacjach, o których często nikt z nas nigdy nie słyszał. Ich praca jest 3 razy trudniejsza niż podobnych obiektów położonych w Warszawie, Krakowie czy Gdańsku. Ponieważ oprócz budowania świadomości marki obiektu, muszą budować również świadomość miejscowości. Ok. To jak sprzedawać więcej eventów? 

 

Goście

 

Jeśli jesteś właścicielem czy managerem obiektu, któremu ciężko jest dotrzeć z własną ofertą do branży eventowej, mam dla Ciebie dziś niezłą gratkę. Zaprosiłam do rozmowy dwójkę meeting plannerów z ogromnym doświadczeniem, których podpytałam o to, co mógłbyś zrobić aby zwiększyć w swoim obiekcie sprzedaż w segmencie MICE.

Marcelina Ścibior jest właścicielką Agencji Eventowej z Trójmiasta: Best Events Ever, od wielu lat z powodzeniem realizuje różne ciekawe eventy dla Klientów z całej Polski. Łukasz Królikowski, Wiceprezes Zarządu spółki Cat & Mice, która jest właścicielem Agencji Eventowej Cat & Mice. Moi goście odpowiedzieli na kilka pytań, a ich odpowiedzi niewątpliwie pomogą Ci zrozumieć potrzeby Klientów z segmentu Meetings Intencives Confernces Exhibitions.

 

       

 

Jak najczęściej szukasz obiektów na eventy?

 

Marcelina: 

Najczęściej przez rekomendację osób z branży: wedding plannerów, florystek, fotografików, DJ’ów, operatorów kamer, konferansjerów, innych agencji. Ale także od rodziny i przyjaciół. Sama dużo interesuję się tym co dzieje się na rynku, więc śledzę portale tj np. www.konferencje.pl.

Wyszukuje też po prostu hotele według interesującego mnie województwa w mapach Google czy w booking.com. Jakiś czas temu odkryłam także stronę www.slowhop.com i bardzo często tam zaglądam No i oczywiście grupy branżowe na Facebooku tj. Polecam-nie polecam – platforma dla eventowców, Event-Box – ogłoszenia z branży eventowej.

Jednak samo znalezienie hotelu niewiele daje. Hotel może być piękny i unikatowy, ale obsługa jest słaba, a jedzenie niesmaczne. Albo logistycznie obiekt jest kompletnie źle zaprojektowany. Dlatego zawsze sprawdzam osobiście obiekty, zanim podejmę decyzję o organizacji imprezy w danym obiekcie.

 

Łukasz:

W naszej agencji posiadamy program, w którym zapisujemy wszystkich Partnerów. W przypadku hoteli mamy podział na kilka kategorii, np.: ilość pokoi, województwo, etc. Gdy otrzymujemy zapytanie od Klienta szybko wiemy do kogo wysyłać zapytanie. Oszczędzamy swój czas i hotelarzy. Oczywiście jak coś nowego pojawia się na rynku to aktualizujemy naszą bazę z kontaktem do osoby odpowiedzialnej za sprzedaż.

O nowych obiektach dowiadujemy się z prasy branżowej, spotkań branżowych, prywatnych wyjazdów. W moich planach na najbliższe tygodnie to inspekcja w hotelu Notera i nowym hotelu Grupy Arche w Lublinie. Lublin ma ogromny potencjał na najbliższe lata (nowa linia kolejowa i S17 wkrótce)!    

 

Czym się kierujesz wybierając obiekty, do których wyślesz zapytanie?

 

Marcelina:

Kryteria w dużej mierze określa klient. Bo chce 4*, bo musi być 200 pokoi, bo ma być nad jeziorem itd. Jeśli klient ma niewielkie wymagania i zostawia nam duże pole do działania to wybieram z reguły obiekty sprawdzone przy poprzednich realizacjach lub całkowicie nowe, bo klient i my lubimy być pierwsi

 

Łukasz:

Oczywiście po pierwsze kryteriami w zapytaniu Klienta. Po drugie w naszym programie prowadzimy ocenę obiektów. Nie „pchamy się” do hoteli ze słabą jakością obsługi Klienta. Nowy hotel, zaplecze i położenie to nie wszystko. Wybierając dla Klienta obiekt musimy być pewni, że wszystkie strony będą zadowolone, a współpraca będzie bezproblemowa.

 

Jak często wysyłasz zapytania (dokonujesz wstępnej selekcji) do hotelarzy, których znasz osobiście?

 

Marcelina:

Bardzo często. W każdym biznesie jest łatwiej, jeśli znasz osoby po drugiej stronie. Poza tym osobista znajomość to już więcej zaufania, a także znajomość słabych i mocnych stron hotelu. Tworzy się relacja. Jednak mimo wszystko na pierwszym miejscu stawiam obiekt. Osoba zarządzająca hotelem to jedno, a ludzie którzy w niej pracują i tworzą ten obiekt to drugie

 

Łukasz:

Bardzo często powracam do osób z którymi współpracowaliśmy wcześniej. Nie bójmy się powiedzieć, że agencje podążają za profesjonalnymi i sprawdzonymi hotelarzami. W dzisiejszych czasach utrzymanie stałego zespołu sprzedaży w hotelu to połowa sukcesu! 

 

Czy bywasz na jakichś branżowych eventach integracyjnych / networkingowych / konferencjach? Jakich? Gdzie?

 

Marcelina:

Z żalem stwierdzam, że takich eventów jest w Polsce  wciąż mało. A w Trójmieście wydarzeń branżowych wartych uwagi właściwie nie ma. Jedyne sensowne wydarzenie, które mam w głowie to Nowe Trendy w Turystyce. Chociaż i to spotkanie niewiele wnosi poza spotkaniem z ludźmi z branży przy kawie. Ewentualnie Targi Ślubne organizowane w tym roku w Starym Maneżu i Ergo Arenie.

Jeśli chodzi o inne wydarzenia to głównie: Event-Biznes, Meetings Week Poland, Forum Branży Eventowej w Warszawie.

 

Łukasz:

Bardzo często korzystam z zaproszeń na Fast Date organizowanych przez www.meetingplanner.pl. Wysoko oceniam organizację ich eventów i dobór sprawdzonych Partnerów do rozmów. Niestety są to jedyne cykliczne i miarodajne spotkania w branży!

Dodatkowo sieci hotelowe organizują co jakiś czas spotkania dla Klientów lub z okazji otwarcia jakiegoś nowego hotelu. Do tej pory dziwię się, że środowisko hotelowe nie organizuje takich spotkań cyklicznie dla meeting plannerów. Zarówno tych z Polski i jak i z zagranicy.

 

Czy bywasz na study tours organizowanych przez organizacje eventowe lub indywidualne hotele?

 

Marcelina:

Kiedyś bywałam na tzw. MICE Tourach organizowanych prze Meeting Planner. Teraz czas na to nie pozwala, ponieważ taki wyjazd zajmuje zazwyczaj cały weekend. Sami organizujemy sobie swoje toury. W miesiącach kiedy mamy mniej pracy, wybieramy region, kilka obiektów, wsiadamy w auto i w drogę.

 

Łukasz:

Jeżeli jest tylko czas lub nieznany nam obiekt to oczywiście. Podam przykład. Jeden z naszych pracowników był na takim study tour w maju. Mamy listopad, a on już zorganizował w tym hotelu 2 konferencje powyżej 100 osób.

 

Jakie błędy popełniają hotelarze przygotowując ofertę?

 

Marcelina:

Może warto zacząć od strony www? Irytuje mnie bardzo kiedy nie mogę znaleźć na stronie hotelu konkretnej informacji tj. ilość pokoi, wielkość przestrzeni konferencyjnej, informacji o spa. To się wydaje śmieszne, ale naprawdę wiele hoteli nie ma tej informacji u siebie na stronie.

Dla mnie ważny jest też pierwszy kontakt i czas przesłania oferty. Jeśli czekam na ofertę z hotelu, w której jest nocleg, gastronomia, sala to powinnam ją otrzymać maksymalnie w ciągu 48 godzin, a wiele hoteli wysyła ofertę dopiero po kilku dniach. Event to organ żywy i tu dzieje się wszystko bardzo szybko. Jeśli my jako agencja wysyłamy ofertę eventową do klienta w ciągu 5 dni roboczych, to nie możemy otrzymać oferty z hotelu na ostatnią chwilę. Przecież oferta hotelu może nie pasować do wytycznych: przekraczać zakładany budżet klienta, liczba dostępnych pokoi może być zbyt mała itd.? Musimy wówczas szukać od nowa.

To co w moich oczach przekreśla obiekt to tzw. „jechanie na dobrej opinii” czyli obniżenie standardów, a mimo wszystko pompowanie wysokiej ceny. Dla mnie na przykład niedopuszczalne jest, aby zabrakło jedzenia podczas imprezy – a to się jednak ciągle zdarza.

Niezrozumiałe jest też dla mnie kiedy osoba odpowiedzialna sprzedaż w hotelu czy z działu marketingu nie potrafi udzielić najprostszych informacji tj. wielkość sal, maksymalna liczba osób w konkretnym ustawieniu, wielkości pokoi itp. mam czasem wrażenie, że jadąc do hotelu pierwszy raz wiem o nim więcej niż osoby w nim pracujące.

Co jeszcze mnie irytuje? Sytuacja, gdy uzgadniam event przez pół roku z konkretną osobą z hotelu i nagle w dniu eventu otrzymuję informację, że ma dzisiaj wolne i zastąpi ją ktoś inny. Rozumiem, że praca w hotelu wymaga trzymania się pewnego grafiku i pilnowania godzin pracy, jak w każdej branży, ale nie wierzę, że nie można podzielić pracy tak, aby event koordynowała ta sama osoba, która wszystko ustalała. Przecież event to mnóstwo detali, ktoś kto siedzi w temacie od kilku miesięcy wie więcej na temat wydarzenia niż ktokolwiek inny. I nie pomoże tu nawet najbadziej szczegółowy brief . Konsekwencje? Na evencie wychodzi wiele mnóstwo nieścisłości i niedomówień.

Co mnie rozczarowuje? Hotel nie przyjmuje feedbacku od klienta po imprezie. Wciąż spotykam hotele, które nie potrafią przyjąć krytyki. Takie obiekty są dla mnie skreślone.

A tak przy okazji. Pamiętajmy o tym, że jak przyjeżdża do nas klient na zwiedzanie obiektu, żeby zaproponować mu rozpłaszczenie się. Nie ma nic gorszego niż zwiedzanie z ciężką torbą od laptopa i w kurtce, to drobiazg, ale ma wpływ na nasze wspomnienia

 

Łukasz:

Oferty zdecydowanie są przygotowywane w hotelach zbyt długo. Agencje potrzebują często szybkiej odpowiedzi. Nie wymagamy kalkulacji w prezentacji składającej się z 20 stron i wszystkimi opcjami menu! Obstawiam, że gdyby wyszło od nas zapytanie do hotelu, z którym się nie znamy to oferta powróciłaby po około 3-4 dniach. A my pytamy najczęściej o maks 5 rzeczy, cena za twina, singla, lunch bufet, kolacja bufet i open bar, sala konferencyjna.

 

Co może zrobić mało znany obiekt położony poza dużym miastem aby dać się poznać meeting plannerowi?

 

Marcelina: 

Przede wszystkim zapraszać do siebie – nie da się inaczej poznać obiektu. Dlaczego wiele obiektów organizuje dni otwarte dla par ślubnych? Wiedzą, że aby zapamiętać i zachwycić się potrzeba zobaczyć na żywo i posmakować. I to samo dotyczy event plannerów. Tylko niestety – i to mnie mocno irytuje – spotkania lub zaproszenia hoteli organizowane są w miesiącach, kiedy sezon w branży jest najwyższy tj. maj, czerwiec, wrzesień, październik, grudzień. Wysyłanie zaproszenia w tych miesiącach do event managera to strzał w kolano. Czasem nawet nie ma czasu, aby odpowiedzieć na takie zaproszenie. Nie dlatego, że jesteśmy aroganccy i odzywamy się tylko wtedy kiedy my coś potrzebujemy. Najzwyczajniej w świecie jesteśmy zawaleni robotą.

Nie widzę większego sensu wystawiania się obiektów podczas targów eventowych. Nie zauważyłam nigdy większego zainteresowania takimi stoiskami. Właśnie dlatego, że obiekt trzeba zobaczyć i posmakować, aby zapadł w pamięć. Koniec, kropka!

Czasem strona zachwyca, a potem się okazuje, że na miejscu wszystko jest zupełnie inaczej. Nigdy nie zapomnę hotelu, który od wejścia zrobił na mnie baaardzo średnie wrażenie. Nawet miałam ochotę odwołać spotkanie i nie brać obiektu w ogóle pod uwagę. Ale hotelowy event manager opowiadał o nim z taką pasją, prezentując zalety, ale i wady. Przedstawił go w taki sposób, że wychodząc z hotelu tymi samymi drzwiami obejrzałam się za siebie i pomyślałam: ile fajnych rzeczy można tu zorganizować, których nie ma w innych miejscach! To jest ważne! Znać swoje najlepsze strony, ale być też świadomym słabości.

To co może naprawdę pomóc to udział w znanym konkursie i prestiżowa nagroda. Może nie jest to proste do wykonania, ale można na tym zbudować całą markę. Tak jak hotel Krasicki w Lidzbarku Warmińskim, w 2012 roku otrzymał nagrodę światowej organizacji za najlepszy design i do dzisiaj „odcina kupony”.

 

Łukasz:

Zatrudnić dobrego sprzedawcę z kontaktami, pokazywać się na targach, spotkaniach branżowych, organizować study toury do swojego obiektu.

Ja bardzo często odwiedzam hotele w drodze do Klientów lub podczas prywatnych wycieczek. Inspekcja to raptem 30 min, a wiedza na temat obiektu bezcenna.

 

Dziękuję!

 

Przede wszystkim chciałabym podziękować moim gościom za chęć podzielenia się bardzo wartościowymi uwagami i spostrzeżeniami. Wierzę, że dzięki temu artykułowi niejeden hotel nieco lepiej zrozumie zarówno potrzeby jak i problemy klientów MICE. Marcelina i Łukasz – wielkie dzięki!

 

Co jeszcze możesz zrobić?

 

Jako hotelarz, który zorganizował niezliczoną ilość eventów, wiem doskonale skąd biorą się błędy i problemy po stronie obiektu. Dlatego od siebie mogę dodać: staraj się automatyzować jak najwięcej! Przygotuj ofertę eventową w jednym pliku / w jednym folderze wszystkie menu / w kolejnym pliku cennik sprzętu etc. Tak, żeby wysłanie tej pierwszej, wstępnej oferty nie zajmowało Ci dużo czasu.

Utwórz szablon emaila z odpowiedzią na ofertę. Przecież każdemu i tak w pierwszym kontakcie piszesz praktycznie to samo. Możesz spersonalizować 1-2 zdania, ale trzon miej przygotowany wcześniej.

Przygotuj sobie też formularz zapytania i zadzwoń do osoby, która pyta (statystycznie częściej wybierane są oferty, w których sprzedawca skontaktował się telefonicznie z organizatorem). W artykule „Jak sprzedawać przez telefon – sprzedaż reaktywna” opisałam jakie pytania zadawać.

Zastanów się czy nie warto poświęcić budżetu marketingowego na organizację study tour dla meeting plannerów. Jak mówił Łukasz, taka inwestycja może się bardzo szybko zwrócić!

Mam nadzieję, że ten artykuł okaże się pomocny i po pierwsze pozwoli Ci dotrzeć do organizatorów eventów. A po drugie rady tu zawarte pomogą Ci lepiej się z nimi komunikować. Jeśli chcesz podzielić się swoimi spostrzeżeniami w tym temacie zostaw komentarz pod tym artykule.

Spodobał Ci się ten artykuł? Chcesz być na bieżąco z nowymi treściami publikowanymi na naszym blogu, zapisz się na newsletter. W prezencie otrzymasz link do Skarbnicy Szablonów, które ułatwią Ci pracę. W kontekście dzisiejszego artykułu z pewnością przydadzą Ci się: formularz zapytania ofertowego lub umowa na organizację spotkania.

A jeśli myślisz, że ta wiedza mogłaby się przydać jeszcze komuś, podziel się tym artykułem ze znajomymi.

Powodzenia w podnoszeniu sprzedaży w segmencie MICE!

Ania

 

You may also like

Jak sprzedawać przez telefon część 2: sprzedaż reaktywna

Magdalena, w poprzednim artykule "Jak sprzedawać przez telefon, część 1: sprzedaż aktywna", zdradziła Wam klika...

Jak sprzedawać przez telefon – część 1: sprzedaż aktywna

Agnieszka biegała nerwowo po domu. "Gdzie jest ta cholerna biała koszula?". Była spóźniona. Zaspała. Po...

Jak zatrzymać pracowników i zwiększyć przy tym sprzedaż

Prowizje dla pracowników   Wielu hotelarzy pyta o moje doświadczenia związane z wynagrodzeniem prowizyjnym pracowników....

Leave a reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*